Alfresco.

100% Open Source
Pro každou organizaci je správa dokumentů nepostradatelná, ať už kvůli dodržování předpisů, zákaznickému servisu, zajištění kontinuity provozu nebo pro účinnou spolupráci. Dnešní uživatelé požadují jednoduchá oborová řešení se snadno nakonfigurovatelnými aplikacemi. Firmy zároveň chtějí  manažerský systém robustního škálovatelného obsahu s důslednými kontrolami.
Alfresco nabízí podnikům špičkový systém pro správu a řízení dokumentů, který je zcela open source a který umožňuje jednoduchým způsobem uchochávat dokumenty v jednotném robustním  úložišti, vyhledávat v nich a spolupracovat na nich prostřednictvím plnohodnotných knihovních služeb a řízení životního cyklu dokumentů.

Klasická správa dokumentů
Klasická správa dokumentů má své kořeny ve složitých knihovních systémech, ve kterých je dokument zpřístupněn přes knihovníka. To vedlo k vývoji velkých a složitých podnikových softwarových aplikací. Takový systém správy dokumentů byl:

• Uživatelsky složitý a obtížný
• Finančně nákladný
• S nízkým procentem (5%) uživatelského přijetí

Volba silného, ale složitého systému správy dokumentů oproti jednoduchému systému, který ovšem postrádá základní vlastnosti, ústí ve velmi nízkou míru přijetí. Uživatelé znají a používají:

• Sdílený disk pro uchovávání
• Email pro spolupráci
• Google pro vyhledávání
• Yahoo pro třídění
• Strukturované složky  pro plánování projektů

Správa dokumentů Alfresco
Alfresco používá známá rozhraní, což vede k rychlému přijetí uživateli, a nabízí správu dokumentů vybudovanou nad úložišti s transparentními službami pro plnohodnotné ECM.

• Virtuální systém souborů jako náhrada za sdílené disky nabízející  totéž rozhraní
• Pravidla jako pro emaily: Jednoduchá konfigurace pravidel pro automatické procesy se zabudováním dodržování implicitních pravidel
• Vyhledávání jako v Google – Vyhledávání přímo z Firefox nebo IE7
• Prohledávání jako v Yahoo – Automatické vytěžení metadat a kategorizace
• Inteligentní složky (SmartSpaces) – „Best practice“ spolupráce nad složkami
• Transparentní podpora životního cyklu dokumentů

Přínosy v obsahu
• Díky virtuálnímu systému souborů se stává ECM stejně jednoduché jako sdílená složka
• Synchronizace aktovky přes CIFS 
• Portálový přístup – JSR-168

Třídění obsahu
• Automatické vytěžení metadat ze všech rozhraní a třídění podle kategorií

Pokročilé vyhledávání
•  Původní OpenSearch vyhledávání z prohlížečů Firefox nebo IE7 napříč úložišti Alfresco a dalšímí Open Search úložišti

Nástroje na správu a konverze dat
• Služby pro konverze – z Office do ODF/PDF, z PowerPoint do Flash

Knihovní služby
• Kontrola verzí na vstupu i výstupu
• Audit – Kdo a kdy vytvořil, kdo a kdy aktualizoval
• Křížové napojení dokumentů napříč složkami

Týmová spolupráce
• Průvodce složkami – Best practice pro strukturu složek, obsah, šablony, pravidla a procesy
• Podpora na fóru – Diskuse s vlákny
• Jednoduché workflow přes emaily s vloženým  URL “schválit/zamítnout”
• Upozornění na změny přes email a RSS

Zabudované workflow
• Integrace jBPM – Plná podpora řízení procesů
• Ovládací panel pro správu úloh
• Compliance – Zabezpečené řízení životního cyklu dokumentů

Zabezpečení
• Správa práv pro uživatele, skupiny a role
• Zabezpečení na úrovni dokumentu
• Jediné přihlášení přes protokol NTLM nebo LDAP

Přínosy
Alfresco přináší následující výhody:

• Jednoduché používání
• Nízké pořizovací a celkové náklady
• Snížení rizik
• Rychlé nasazení

Soubor PDF ke stažení zde